Die Teilnehmerunterlagen für die RuhrChallenges werden vor dem Start ausgehändigt. Das Orga-Büro öffnet jeweils zwei Stunden vor der Veranstaltung. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Unterlagen bereits am Vortag am Start abzuholen. Die Öffnungszeit des Büros teilen wir den Teilnehmern per E-Mail mit. 

Die Teilnehmerunterlagen enthalten u.a. für jede Tour ein individuelles Fahrradschild, welches die Teilnahme-ID oder den Funnamen und ggf. den Teamnamen zeigt und gut sichtbar am Fahrrad anzubringen ist. Zusätzlich ist ein Stoffarmband beigelegt, welches insbesondere an den ServicePoints gut sichtbar getragen werden muss.